Dicas MS Excel

- COMO LOCALIZAR UMA PLANILHA RAPIDAMENTE EM UM ARQUIVO EXCEL COM MUITAS PLANILHAS (PLANS).

Quando se trabalha com um arquivo Excel que possui muitas planilhas (Plans), as guias (abas) de acesso a algumas delas não ficam visíveis. Então você necessita usar as setas no canto inferior esquerdo, representadas desta forma: “I< < > >I” , seta pra lá, seta pra cá, repetidamente até localizar a guia desejada. Lembrando que em um arquivo Excel podemos ter como setup até 255 planilhas (guias), no entanto se você necessitar criar mais planilhas o Excel permite, basta ir inserindo. Na verdade não existe limite, e o limite vai depender da potência de seu computador.
Para localizar rapidamente a planilha que está fora de sua visão, basta clicar com o botão direito do mouse sobre estas mesmas setas de navegação:
“I< < > >I” . Com isso, o Excel apresentará um menu com a lista completa das planilhas (guias) e que pode ser ampliada clicando em "Mais planilhas...", caso tenha mais de 15 planilhas. Aí é só clicar sobre o nome da planilha (guia) desejada e pronto.

- UM TRUQUE PARA PREENCHER CÉLULAS VAZIAS DE UM RELATÓRIO, QUE DEVERIAM ESTAR PREENCHIDAS.

Você já se deparou com um relatório que foi importado ou aberto no Excel e ele estava mais ou menos como a baixo? Com células em branco?
No exemplo, as informações da linha 2 até a linha 5 são do Antonio; da 6 até a 9 do Manoel, e assim por diante.
Um relatório como este não dá para trabalhar, ou seja, não dá para classificar, filtrar, aplicar tabela dinâmica, em fim, como está é complicado pois não se trata de um banco de dados perfeito.
Já vi pessoas copiando e colando ou arrastando as informações uma a uma até o relatório ficar totalmente preenchido. Vi fazerem isto com relatórios de quase 10.000 linhas, levou um dia inteiro de trabalho, Ufa!!!
Que tal fazer isto em alguns segundos? Independente de quantas linhas e colunas tenha o relatório com células em branco?

Então vamos ao truque.
Usando como exemplo o caso acima, quero preencher as células que estão em branco, no caso são informações da coluna A e B.
Então clic no cabeçalho da linha A até B, as 2 colunas ficam totalmente selecionadas.
Agora tecle "F5", irá abrir a janela "Ir para", nesta clic no botão "Especial", irá abrir a janela "Ir para especial", selecione "Em branco" e clic "OK", agora tecle o sinal = (igual), em seguida tecle "seta para cima", agora segure o "Ctrl" e tecle "Enter". Beleza!!!
Pronto o seu relatório está totalmente preenchido. NO ENTANTO, observe que as células estão todas com fórmulas e para trabalhar com o relatório não pode ficar assim. Temos que tirar as fórmulas. Vamos lá! Selecione novamente as colunas A e B, tecle Ctrl+C e depois tecle Ctrl+Alt+V, selecione "Valores" e clic "OK". PRONTO!!!

- ALTERAR VÁRIAS PLANS IGUAIS DE UMA SÓ VEZ.

Em um arquivo com várias Plans iguais no formato e na estrutura.
Supondo que você tem um controle anual onde cada Plan corresponde a um mês do ano.
E em todas, a estrutura é exatamente igual e somente os dados é que são diferentes.
Para alterar uma célula que é igual em todas, você não necessita ir em cada uma delas e alterar.
VEJA COMO: Clic na aba da 1ª Plan depois segure o Shift e clic na aba da última Plan. Veja que todas ficaram selecionadas.
Agora altere a informação desejada na célula e dê ENTER. Se só era esta alteração, clic agora com o botão direito do mouse em uma das abas e clic Desagrupar Planilhas. NÃO ESQUEÇA DISTO!!!
Agora percorra todas as Plans e veja se foram alteradas. Ok? Ótimo!
Este procedimento poder ser feito para inserir, excluir linhas e colunas; formatar fonte; cor célula; bordas; alargar linhas e colunas, etc. Também serve para inserir uma formula que seja igual em todas.
Caso as Plans não estejam em sequencia você pode segurar o Ctrl e ir clicando nas abas. 
NÃO ESQUEÇA QUE DEPOIS QUE TERMINOU, DE DESAGRUPAR AS PLANS.

- PLANILHAS COM MACROS

Sempre que tiver planilhas com Macros, para que funcione é necessário que as mesmas sejam ativadas. Você pode ativar a cada vez que for necessário ou ativá-las definitivamente, não há problemas desde que você tenha um antivirus.

Para ativar difinitivamente, com qualquer planilha Excel aberta, Excel 2010, o caminho é o seguinte: Arquivo > Opções > Central de Confiabilidade > Configurações da Central de Confiabilidade... > Configurações de Macro > Habilitar todas as macros (não recomendado; ...) > (também marcar a baixo) > Confiar no acesso ao modelo de objeto do projeto do VBA.

A mesma coisa faça no botão Configurações do ActiveX, > Habilitar todos os controles sem restrições e sem aviso (...). PRONTO! Feche o Excel e abra-o novamente e todas as ferramentas estarão habilitadas. Isto é feito somente uma vez.

- F11 GRÁFICO RÁPIDO

Muitas vezes você pode estar em uma reunião e surge a necessidade de apresentar um gráfico sobre determinados dados. Então é simples, selecione os dados que queira apresentar no gráfico e tecle F11. Pronto você criou um gráfico instantâneo. Observe que ele foi criado em outra aba.

- F4

Use e abuse do F4, no Excel é uma tecla bastante usada pois o trabalho se torna mais agil e você ganha tempo. Como funciona?

A tecla F4 repete vários comandos que você realizou por último na planilha, principalmente nas operações de formatação. Por exemplo inserir uma linha, você seleciona uma linha e com o botão direito clic em Inserir. Pronto inseriu a linha. Agora selecione qualquer outra linha e clic F4, clic em outra F4, clic em outra aba, selecione uma linha e F4. Vale para excluir linha, incluir e excluir coluna, largura da linha ou coluna, operações de formatação de fonte, cor de fonte, cor de célula, bordas, formatações de gráficos, operações de incluir e excluir, enfim são inúmeras possibilidades. O F4 também grava a última operação no Word e PowerPoint.

- PINCEL -

Ferramenta que possui este ícone, é bastante útil, pois ele copia o formato de células, linhas, colunas ou até da Plan inteira. Como funciona? Por exemplo, você tem uma célula que está em vermelho, fonte arial, negrito, tamanho 14. Selecione esta célula e depois clic em Pincel, veja que o cursor do mouse mudou, agora clic em outra célula, pronto, a outra célula estará com todos o formato da célula anterior. Serve para copiar formato de outra Plan, ou outra planilha e colocar em outra. Serve para copiar largura de linha e coluna e também todos os seus formatos.

Bom, normalmente os usuários clicam no Pincel e colam o formato e depois para repetir clicam no Pincel novamente e colam o formato em outra célula, e acabam repetindo esta operação várias vezes. O que poucos sabem é que se você der 2 clics rápidos sobre o Pincel ele fica preso e ai é só ir clicando em tantas quantas células, linha, seleção de células linhas, outras Plans, outras planilhas, enfim várias possibilidades. Para soltar o Pincel, basta clicar ESC.